Sollicitatiebrieven: Geen raketwetenschap.

De laatste 25 jaar voor mijn pensionering in 2015 heb ik onafgebroken als directeur van verschillende relatief kleine organisaties altijd zelf de werving van nieuw personeel moeten doen. Dat betekende dus voor elke vacature het doorworstelen van dozijnen, soms zelfs honderd of meer sollicitatiebrieven. En dat naast mijn 'normale' werkzaamheden als algemeen directeur van organisaties waarin je bijna altijd tijd te kort komt en heel veel andere verantwoordelijkheden en prioriteiten hebt.

Je leert dan noodgedwongen 'diagonaal te lezen' en in een keurig getypte brief alle standaardformuleringen te negeren en snel door te dringen tot wat de persoon die die brief heeft geschreven werkelijk communiceert en wat hem of haar een geschikte kandidaat maakt voor de functie. Want je moet die stapel brieven reduceren. Ook al heb je honderd of meer brieven voor een bepaalde vacature, je gaat toch hooguit 4 of 5 mensen interviewen. Voor meer interviews is er nu eenmaal domweg geen tijd en ruimte. Dus hoe kies je uit die honderden brieven die 4 of 5 die boeiend genoeg zijn om tijd in te investeren om hun brief en CV met meer aandacht te lezen en om die mensen uit te nodigen voor een gesprek.

De CV's zijn daarbij nuttig maar oersaai, soms te summier maar vaker veel te gedetailleerd. Zeker CV's waarin de kandidaat vol trots een paar pagina's bibliografie vermeldt van alle publicaties waaraan hij of zij ooit heeft meegewerkt, of eindeloze lijsten van al dan niet afgeronde studies, extra opleidingen et cetera.

Nee, het CV was meestal niet het eerste wat ik las. Als werkgever belast met het werven van personeel heb ik noodgedwongen geleerd om eerst en vooral naar de motivatiebrief te kijken. Meestal is die kort en bondig, ook al zijn er heel veel bij die desondanks saai zijn, vooral omdat ze bol staan van de gemeenplaatsen en standaardformuleringen. Gelukkig springen er soms een paar brieven direct uit, die verfrissend origineel van opzet zijn en als het ware uitnodigen tot verder en met meer aandacht lezen. Daarbij zijn het vooral de eerste 1-2 alinea's waarin de schrijver van de brief de aandacht van de lezer moet 'pakken'.

Want zo'n motivatiebrief is een poging van jou om in gesprek te komen met onbekenden. Niets meer en niets minder. Of dat gesprek er komt en of het boeiend zal zijn hangt dus sterk af van hoe je begint. Stel, je zit in een treincoupé met drie andere mensen. Eentje zit er op zijn smartphone te swipen, een ander is met een kruiswoordraadsel bezig en een derde leest een boek. Maar jij zit om een praatje verlegen. Begin je dan met een oersaaie standaardformulering, die we allemaal op school of op sollicitatiecursus hebben geleerd vroeger, dan is de kans kleiner dat het gesprek van de grond komt dan wanneer je opent met een observatie of opmerking (beter nog: een vraag) die prikkelt en de andere passagiers doet opkijken van waar ze mee bezig waren. 

Hou die analogie altijd in gedachten als je een sollicitatiebrief begint te schrijven: je "binnenkomer" moet goed zijn. In die eerste 1 of 2 alinea's win je de lezer of verlies je hem.

Onlangs vroeg mijn zoon (hij is inmiddels 42 en heeft ruim 18 jaar solide werkervaring in de logistieke sector) mij of ik hem wilde helpen met het ontwerpen van een sollicitatiebrief voor een bepaalde functie die hij ambieerde, bij een ander bedrijf. Dat vroeg hij omdat hij weet dat ik enerzijds ruim 25 jaar ervaring heb in het lezen van duizenden sollicitatiebrieven en anderzijds dat ik een redelijk vlotte schrijfstijl heb. Natuurlijk ken ik die jongen door en door, dus ik kon mijn schrijfstijl goed aanpassen aan zijn normale spreekstijl.

Ik heb toen in tijd van een uurtje de onderstaande tekst er uit gerammeld, die hij daarna heeft beoordeeld, hier en daar wat aangepast en keurig heeft voorzien van een aantrekkelijk design, want het oog wil ook wat. Let wel, in de weergave hieronder heb ik de brief wat 'geanonimiseerd' zodat er als het ware een soort sjabloon ontstaat dat misschien ook voor andere mensen inspirerend kan werken. 

[Plaats, dagtekening]

Geachte [naam contactpersoon in de advertentie],

Betreft: Vacature [functietitel] bij [naam adverterende werkgever]– Mijn kandidatuur

Heeft u dat nu ook, van die dagen die onopvallend voorbijgaan, omdat er weinig opvallends gebeurt buiten de dagelijkse routine om?

Vandaag leek het ook zo’n dag te worden: onze kinderen waren netjes op tijd naar school, mijn vrouw was vertrokken naar haar werk en ik naar het mijne bij de firma [naam huidige werkgever], waar ik al [aantal dienstjaren bij huidige werkgever] jaar in dienst ben als [korte omschrijving van huidige functie, met korte vermelding van niet meer dan 1 of 2 primaire verantwoordelijkheden]

De collega’s begroet. Mijn computer gestart. Hé, ik heb een melding op mijn LinkedIn account. Toch snel even kijken. En daarmee werd die onopvallend begonnen dag toch meteen een beetje opvallend. Het bericht bevatte uw vacaturemelding voor de functie van [functietitel waarnaar je solliciteert]. De omschrijving van de taken en verantwoordelijkheden in die functie en het door u geschetste kandidatenprofiel prikkelden en boeiden mij zodanig dat dat eerste kopje koffie waarmee ik de werkdag meestal begin vandaag onaangeroerd koud stond te worden. Ter plekke besloot ik om u vandaag nog deze brief te schrijven en mijn CV op te sturen. Kortom, ik stel mij graag en met overtuiging kandidaat.  

Even voorstellen in een notendop:

[Jouw voornaam en achternaam], de persoon: XX lentes jong, sportieve vent die in zijn vrije tijd graag via bootcamps en fitness programma's zijn eigen grenzen opzoekt en verlegt. Al XX jaren samen met [voornaam partner] en apetrotse vader van [voornamen en leeftijden kinderen].

[Jouw voornaam en achternaam], de professional: In totaal YY jaar ervaring in aan luchtvaart gerelateerde dienstverlening, in het organiseren, begeleiden en ondersteunen van internationaal goederenvervoer over de weg en door de lucht, in informatica in het algemeen en in elektronisch berichtenverkeer dat het internationaal goederenvervoer ondersteunt in het bijzonder. Door en door bekend en vertrouwd ook met douaneregels en –procedures. Een ervaren rot op het gebied van customer care. Sterk in het analyseren en oplossen van kleine en grotere problemen die de klant zou kunnen hebben. Mijn motto daarbij: “Problemen zijn kansen om met oplossingen te komen”. Naast moedertaal Nederlands beheers ik ook Engels, Frans en Duits vloeiend in woord en geschrift.

Na ZZ mooie jaren bij [naam huidige werkgever] voel ik al een tijdje dat ik eigenlijk toe ben aan een verandering: een nieuwe uitdaging, waarin ik optimaal gebruik kan maken van de omvangrijke bagage aan kennis en ervaring die ik meeneem, maar waar ik ook nieuwe en boeiende dingen kan leren, een nieuwe bedrijfscultuur kan ontdekken en nieuwe verantwoordelijkheden kan opnemen. Als ik het kandidatenprofiel in uw vacaturestelling overloop, kan ik overal een vinkje bij zetten. De details in mijn CV bevestigen dat. En als ik de taakomschrijving van de functie lees, dan jeuken mijn handen om met die taken aan de slag te gaan.

Er zijn van die dagen waaraan weinig opvalt. Misschien dat deze brief u vandaag wél positief is opgevallen en dat u daarin en in mijn CV ook voldoende aanknopingspunten herkent.

Maar een brief is slechts een brief, die zeker niet alle vragen beantwoordt die er wederzijds kunnen zijn. Zullen we daarom nader kennismaken in een gesprek om de nog openstaande vragen te stellen en te beantwoorden en te zien of er een echte klik is? Ik kijk daar met plezier en met warme belangstelling naar uit.

Met vriendelijke groet en hoogachting,

[Ondertekening, adres, contactgegevens]

Voila. Kort maar krachtig. Persoonlijk en origineel. Boeiend genoeg om niet de aandacht van de lezer te verliezen. 

Mijn zoon stuurde deze brief op een dinsdagochtend naar de werkgever in kwestie. Enkele uren later werd hij gebeld: of hij de volgende dag op gesprek kon komen. Ja, dat kon hij. En weer drie dagen later volgde een tweede gesprek dat werd gevolgd door een concreet aanbod van een nieuwe baan.

Klaarblijkelijk werkt deze aanpak dus. Want een zelfde opzet gebruikte hij ook voor een andere vacature bij weer een ander bedrijf. En ook daar kreeg hij binnen twee dagen een positieve response op en een uitnodiging voor een gesprek.

Graag besluit ik met wat algemene tips op een rijtje voor wie ook vaak zit aan te hikken tegen het schrijven van een goede motivatiebrief bij een sollicitatie. Al deze tips zijn overigens toegepast in het voorbeeld hierboven van de brief van mijn zoon.

1. De eerste 1-2 alinea's moeten origineel zijn en de lezer dusdanig boeien of prikkelen dat hij/zij als het ware niet anders kan dan doorgaan met lezen. Het is de opening van een poging tot in gesprek komen. In bovenstaande brief begon ik bewust met een observatie die bijna iedereen zal herkennen, maar ik maakte er een vraag van: "Heeft u dat nu ook?". Dat prikkelt. Dat zet op een plezierige manier een klein beetje druk op de lezer om daarop al dan niet bevestigend te antwoorden. "Ja, dat herken ik". Of "Nee, daar heb ik geen last van". hoe dan ook, het gesprek is daarmee wel geopend...

2. Dezelfde eerste 1-2 alinea's moeten 'tussen de regels door' al het een en ander vertellen over wie je bent en hoe je leven er uit ziet. De tweede alinea is hier een goed voorbeeld van. Daar zit een heleboel 'informatie' in verborgen: man en vrouw werken allebei, er zijn twee kinderen, die naar school gaan, de kandidaat heeft X jaar ervaring en werkt nu bij firma Y waar hij een aantal interessante dingen doet.

3. Gebruik zoveel mogelijk een 'story telling narrative' Zie de derde alinea, over wat er gebeurde toen zoonlief op kantoor aankwam. Die alinea is een mini-verhaaltje en roept beelden op. Dat onaangeroerde kopje koffie is een sterke visual, die blijft hangen...

4. Stel je altijd op twee manieren voor: Jij als persoon, en jij als professional. Want niemand is een machine, en er is godzijdank ook leven naast het werk. Hoe dat leven naast het werk er ongeveer uitziet, dat vat je bondig samen in je omschrijving van jezelf als persoon. 

In je omschrijving van jezelf als professional mag je best wel wat relevante zaken uit je CV samenvatten, maar pas op voor de valkuil van het dupliceren van elementen die ook in je CV staan. Vermeld vooral aspecten van jouw professionele profiel die misschien niet zonneklaar uit je CV naar voren komen.

5. Wijd tenminste 1 mooi geformuleerde alinea aan wat je heeft gemotiveerd om te reageren op juist deze vacature bij juist deze werkgever. Spreek daarbij uit wat je verwacht te kunnen geven en wat je verwacht te kunnen leren of ontwikkelen.

6. Misschien wel de belangrijkste tip: stel je zo onafhankelijk mogelijk op in de manier waarop je schrijft. De persoon aan wie je schrijft is (nog) niet je baas, dus benader hem of haar niet te onderdanig. Benader hem of haar ook niet arrogant, dat werkt altijd averechts. Maar benader hem of haar op basis van vooralsnog gelijkheid en niet op basis van afhankelijkheid. Vermijd daarom tot alle prijs formuleringen die zeggen "Ik hoop dat u mij aardig genoeg vindt om mij de gunst te verlenen om op gesprek te mogen komen". Maar doe een voorstel als gelijkwaardige gesprekspartner om het gesprek verder te zetten. En doe dat ook bij voorkeur weer in een vraagvorm, want een vraag prikkelt tot antwoorden. Vandaar mijn keuze voor de formulering: "Zullen we eens nader kennismaken in een gesprek?". Dat is niet arrogant, maar het is wel onafhankelijk. 

Tot zover mijn tips. Aan de lezer van deze blog om te beoordelen of ze nuttig zijn en of de door mij aanbevolen methodiek inspireert..